Word 使用合併列印生成大量文件

最近筆者的部隊接教召任務，筆者的任務是幫所有的召員們辦薪餉跟交通費補助，光我一個人就點了大概28萬元的錢，事後遇到要點錢的場合都會覺得很煩，這大概是所謂的「點錢恐懼症」吧XD

事後交通費核銷需要列印每個人的憑證黏存單，上面要有每個人的姓名、要核銷的金額(大小寫都要有)、單據數量，如果一個一個檔案去改、存檔(以姓名為檔名)，遇上一個連隊近百位召員一定會吃土，小小研究一下，最後用word 裡面的合併列印功能解決了這個問題。

合併列印可以讓你在文件裡插入一些變數，參照到如excel 、其他的資料庫檔案，自動把資料庫裡的一筆資料插進變數裡，每筆資料生成一份文件，例如你要寫信給100個人，你只要先把100 人的名字打好，以它為變數，word 就會產生100 份信件，最後的署名都不一樣；以這次的教召為例，我們來試用一下合併列印功能。

首先第一步當然是要先準備文件，把會變動的地方如姓名部份留白；接著準備好資料庫，以方便度來說用excel 就可以了，第一列打上項目：姓名、核銷金額、核銷金額(大寫)、單據數量，然後把該打的資料都打上去。

為了做個示範，我就只打一份表格就好，至於人名跟金額我就用一些單純的資料XD：

這是準備的word 檔，通常會比這個複雜得多

excel 的資料庫，應該也能用其他的資料庫

準備資料有幾個要點，像是我上面資料數字大寫的部分，如果你是直接選「儲存格格式」去改的話，因為它本質還是數字，參照到word 裡面還是會顯示為數字；在這裡要用

=text(B2, “[dbnum2]”)
=text(D2, “#00”)

把它轉成大寫文字，跟加上前綴的0；至於後面的format 為何是這個，老實說我也不知道去哪裡找，我真的覺得M$ 系列的產品都有這種特性，很好用但是想要進一步深入「為什麼」的時候就會碰壁。
不然也可以用「儲存格格式」去改，然後把顯示的新台幣大寫文字全部貼到word 再貼回來，讓它變成文字格式，這個方法，如果你原本的數字改掉文字不會根著改，容易出錯，個人比較不喜歡

開始連接文件：
其實這步就是選「郵件」->「啟動合併列印」->「逐步合併列印精靈」點下去，一步一步來就好了。
* 列印就選信件，使用目前打好的信件當起始文件，這部分對應到「郵件」->「選取收件者」。
* 選擇收件者其實就是選擇你打好的清單，匯入後會跳出項目選單，在這裡可以把你不要的項目挑掉，例如核銷單據張數為0的人，就不用黏存單了，那我們可以選擇「篩選」，設定「單據數量 不等於 0」，那項就消失了。

* 現在插入變數，在想要的地方，選精靈的「其他項目」或是工具列的「插入合併欄位」，選擇要插入的項目，插入的項目會有<<>>的醒目提示。

* 下一步就可以預覽信件了，一共產生了3份，自動代入了所選的欄位，每頁文件都是不同的資料項目。

* 最後可以選工具列的「完成與合併」->「編輯個別文件」選全部，把所有產生的文件都列出來，存成獨立的一份文件。

用這個方法，瞬間就能把要做的文件弄好，而且不容易出錯，這也是我認為最重要的：working hard, after knowing you are working smart，現在的電腦是很不容易出錯的，容易犯錯的都是使用者，所以挑一套不容易出錯的工作方式、工作流程，遠比認真工作更重要。