程式與工作

筆者所在的連隊，前陣子在接教召，筆者和其他連數位行政，要負責近300 位召員的薪嚮跟交通費補助，筆者所在的連隊還好，只有一個排約30 位召員，其他連隊都是近90 位召員。

整個過程其實挺慘烈的，一開始就要先跟召員們收個人私章以便辦餉，要收來回交通票據還有該員的工作地或居住地證明以便核銷交通費，想當然爾大家都會忘了帶東西，補救的工作當然是我們行政要做了，各項東 西的補救方式分別是：

• 私章：由我們行政刻一顆，刻章費用由薪餉中代扣
• 沒帶工作地或居住地證明：請家人或同事代為傳真
• 沒交通票據證明：我們行政代開證明
• 沒買回程機票：我們行政代購機票，這會需要加收召員的身分證件

然後交通費資訊還要打到網路系統上，印出交通費表附在餉冊後面。

我們連因為人少，我簡單處理後兩位要刻章、兩位要代買機票，輕鬆解決；其他連跟營行政就不行了，營行政負責統籌所有印章代刻、機票證明與代購，其他連隊的行政因為人多，統計要刻誰的印章、買誰的機票、機票的時間等就花了好一段時間，統計錯誤更正也會一直出現、傳真機還會不定時嗶嗶響，送來新的住地證明，營行政就被潮水般的訊息淹沒，教召這幾天都是從早工作到晚，不斷處理進來的訊息，到機場跟刻章店處理新進的要求，回營區收召員們的證件跟歸還證件。

其實筆者自己也很懷疑，如果把我放去其他比較多人的連隊，或是讓我接營級統籌的工作，我是否能做得更好？還是會更混亂？但看著營行政做事時的樣子，我突然有種體悟，其實工作就跟程式有點類似。

實作程式時，寫code 的速度快慢其實不是重點，重點是你的程式是否切合你的問題，用錯的架構去解問題，要不碼浪費資源或是要嘛容易出錯；工作也是一樣，認真與否不是關鍵，選一套好的工作方式才是重點。

以下是我認為幾個好工作方式的要點：

• 善用數位工具：

現代電腦其實比人類更不易犯錯，有很多枯躁的事能讓電腦代勞，同時文件在電腦上修改比手寫快得多，同時電腦還能快速搜尋、排序，如果資料量超過50筆的作業，用電腦文件來管理會比手拿一疊紙清楚得多，教召時其他連隊確認交通費金額都要去翻他們收的資料夾，一頁一頁慢慢找，我只要看一下手上電腦打好的表格，瞬間就找好了，就知道兩者有差。
工作時，時時檢視有沒有在做一些電腦可以做的事，例如手寫阿拉伯數字後也要改國字大寫數字；同一份文件對應幾十個的人名，每個人名都要產生一張有它名字的文件，這些請交給電腦，不要有工作是「如果我忘了做這步就會出錯」，這個錯誤會搞死你。

• 做好版本控制：

請用git這次教召的營行政，用手抄的方式，把各連統計出來有證明要開、有印章要刻的名單，自己手抄到幾張紙上，之後做了什麼就從上面標記掉，問題是新的要求會一直進來，沒多久她那張紙就寫滿各種顏色的註記，要看懂它也變得益發困難。
就個人經驗來說，紙上註記兩層已經是極限了，再來就應該將註記和原稿合成一份新文件；就算要用實體紙張，多用活頁夾整理散頁，或用筆記本，避免散頁可能會被風吹散，需要花時間重排，或是更糟糕的：不同版本的散頁被吹在一起；這可以拉回強調電腦作業上，文件複製與修改的快速。

• 確認內容正確：

這點很重要，就如我收齊個人資料，第一步是統計召員們欠缺的東西，在excel 上建一張表，這份電腦文件就變成我所謂的single source of truth，收齊的文件因為檢索速度慢，無法搜尋，基本上就是丟一邊不看了。此時，這個統計步驟就變得十分重要，這步出錯，之後的資料都會是錯的，而且，通常不會再回去檢查原始資料正確與否，檢出錯誤的時間都很晚了。
遇到這種狀況，檢查兩遍甚至三遍都不為過，所謂garbage in garbage out，如果源頭都是錯的，之後再怎麼努力都只會產出垃圾。

• 隨時更新：

這步其實最難，當發現到現在的工作方式不足以應付工作的要求時，隨時切換自己的工作方式，就像手寫統計表浪費太多時間，花點時間先把文件打電腦裡，會讓之後的工作變得輕鬆一點，但通常大家會選擇用本來的手寫統計表。
更細部的，電腦表格有沒有整齊美觀讓人一目了然，所用系統是否對應面對的問題？幾筆資料可以用手寫表格，幾十筆可以用excel隨便做，幾百筆就需要excel 並且時時調整自己的表格了，永遠記得選一個對的工作方式比認真工作重要：working hard, after knowing you are working smart，不要低估人類犯錯的能力，高估自己的能力只是在挖洞給自己跳。

結論：

說完個人意見，回到開頭的問題，面對教召我是否會做得更好，我承認我不知道，因為我沒遇過這種等級的問題，但我相信我能避開一些其他行政遇到的問題。

要我做個總結的話，「高手」不是他們能力特別強或是覺睡得比較少，而是他們選擇好的工具跟好的工作流程，好的工作流程只能從高難度工作中鍛練，厲害的人不會一成不變，用同一套方法解決不同問題，而會因應問題變化修正工作方法；而了解面對不同難度的問題，該用什麼方法才能用最少資源，犯最少的錯誤解決問題，靠的就是經驗，能累積豐富經驗並取用自如的，就是「大師」。

附注：

啊不過說回來教召這件事，筆者面對最大的問題，其實是國軍教召網路報到跟辦餉的系統根本是一團垃圾，也就是國軍給了我們一支會炸膛的手槍上場打仗；另外像是「確認內容正確」這步，要如何讓底下的人都確實貫徹這步，讓他們別一直修改他們呈上來的要求，我想這就是另一個難題了。

大家工作上都有什麼小技巧呢，歡迎大家留言。
另外不免俗的來個：以上內容，認同請分享XDDDD

記帳兩三事

當會計，不然就是連隊預財兵(無誤)，記帳都是相當重要的工作，帳本記錄當前的現金狀況，可作為未來支出收入管控的依據。。

目前我的帳本分成下面幾個項目，從左到右分別是：記帳項目資料、現金收支、各項資金、各項子科目結餘欄位，分別說明如下：

• 記帳項目資料：記錄一筆帳的時間、帳目性質(收、支轉)、子科目代號、記帳事由。 
• 現金收支：包含一個現金收入欄跟一個現金支出欄，視收帳或支帳在兩格中填入金額，不能一筆帳包括收帳跟支帳。 
• 各項資金：包含現金餘額、櫃存現金餘額、銀行帳戶餘額等，現金餘額欄記錄單位有多少資產可以動用，其值應該是櫃存現金跟所有銀行帳戶餘額的總和。 
• 各項子科目結餘欄位：專業一點的帳是不支援所謂的「大水庫理論」，各用途的帳目要分清楚，用在買食物的錢就不能用來買其他東西，這裡每格會記錄當前該子科目的餘額，全部的餘額應該和現金餘額相同 

平常記帳…呃…就是把帳寫到帳本上，包括三種：收帳、支帳跟轉帳。

收帳跟支帳就是我們收錢/花錢，看是直接動用現金或是由銀行轉帳的方式進入，在各項資金的部位填入相對的數值，並在對應的子科目欄位增加數字；再專業一點的帳會要求例如今天收入三筆錢時，如果是送入不同的子科目欄位就要登成獨立的三筆帳。

比較特別的是轉帳，像是從銀行帳戶提錢出來補充櫃現，或是由沖銷墊付的款項時，錢只是從一個科目轉到另一個科目，總金額並沒有增減，此時現金收支欄位就不用填入數字，只需要在有變動的子科目下寫入數字即可。

一個完整的登帳大概會長這個樣子：

登帳時間	子科目代碼	登帳名稱	現金收支		現金結餘			(1) 主副食費	(2) 交通費
			現金收入	現金支出	現金餘額	櫃存現金	銀行帳戶餘額
			6,890,000	6,090,000	22,000	2,000	20,000	12,000	10,000
10/1	(1)	支十月主副食費		12,000	10,000		8,000	0
10/2	(2)	收十月定額交通費	5,000		15,000		13,000		15,000
10/3		補充櫃現8,000				10,000	5,000

第一行是當月開帳，現金收支部分寫上今年度總支出和總收入，登帳時寫上逗號是很重要的，免得有人偷改數字；每個月底將帳本關帳，結清本月的總收支、每筆子科目的餘額，並開下個月的帳。

一般來說大家都是用現金交易，現金上的收支直接登帳即可，若有銀行帳戶的話（通常會有），就要定時到銀行去申請查帳，上面會列上該帳戶的匯入、匯出狀況，以此為附件做收支帳的登帳。


每個月，銀行會給當月的銀行對帳單，這時就可以製做當月的「銀行調節表」，因為我們登帳的時間跟銀行實際入帳的時間不同，可能出現登帳的數字不同。

此表會包含幾個項目，時間性項目包括：

• 帳戶應收未收款：月底關帳後銀行在該月有入帳，帳戶應該收入這筆但還未登上；筆者自己遇到的例子是該月最後一天匯入了下月的定額經費，而我們還未收帳，因此出現應收未收款。 
• 帳戶應支未支款：同樣銀行也可能自動扣款，而我們還未列入支帳，像是銀行代扣的水電費用，這個因為筆者的帳戶沒這功能，還沒遇上這問題。 
• 銀行應收未收款：像是在途存款，錢已經在銀行但1530 當日關帳時未入帳，要到下個月才入帳，就形成應收未收 
• 銀行應支未支款：帳戶已列支出的支票銀行未兌現，就是銀行應支未支。 

因此，我們記帳本上的餘額，加上(1)，扣掉(2)，應該會等於銀行帳戶餘額加上(3)，扣掉(4)，這個調節出來的金額就是我們帳戶本月真的剩下的金額。
就像我們帳本上有100萬元，好像很多錢，但本月銀行自動扣房貸99萬，調節後的金額只剩一萬元，這才是真的可動支的金額，瞬間發現其實帳戶快沒錢了。

另外還有狀況就是登帳錯誤，像是誤收他人匯款等，比過這種狀況相較之下不容易發生。

簡單總結調節表，手上的記帳本，是我們現在已登上的收支，這是「我們知道的」帳目；從銀行拿到的當月對帳單，上面的數字則是「我們不知道的」，會列到(1)跟(2)上；最後則是我們做了收支銀行還未處理，這是「銀行不知道的」，會列到(3)跟(4)上。
調節表其實不難，只要平時記帳記得勤，讓帳本儘量貼近銀行帳現況，不要有太多的未列帳，一般來說都很好調節出來；但若是平時不記，等到月底許多應收未收跟應支未支交錯在一起時，就很難調節出來了。

其實記帳真的不難，記好帳也能幫助控管自己的收支，不過我想也沒人沒事帳要記到這麼複雜，還要跟銀行對帳XD，這比較像法人才需要的，個人帳只要列列支出就算相當厲害了。

相關資料：

• 關於現金調節表，這裡有相關介紹，可惜是中國網頁：

http://wiki.mbalib.com/zh-tw/%E9%93%B6%E8%A1%8C%E5%AD%98%E6%AC%BE%E4%BD%99%E9%A2%9D%E8%B0%83%E8%8A%82%E8%A1%A8

• 台灣的頁面比較清楚的我只找到，不然大部分都是word, pdf 檔：

http://blog.xuite.net/lu833484/blog/85621204-%E9%8A%80%E8%A1%8C%E8%AA%BF%E7%AF%80%E8%A1%A8

Word 使用合併列印生成大量文件

最近筆者的部隊接教召任務，筆者的任務是幫所有的召員們辦薪餉跟交通費補助，光我一個人就點了大概28萬元的錢，事後遇到要點錢的場合都會覺得很煩，這大概是所謂的「點錢恐懼症」吧XD

事後交通費核銷需要列印每個人的憑證黏存單，上面要有每個人的姓名、要核銷的金額(大小寫都要有)、單據數量，如果一個一個檔案去改、存檔(以姓名為檔名)，遇上一個連隊近百位召員一定會吃土，小小研究一下，最後用word 裡面的合併列印功能解決了這個問題。

合併列印可以讓你在文件裡插入一些變數，參照到如excel 、其他的資料庫檔案，自動把資料庫裡的一筆資料插進變數裡，每筆資料生成一份文件，例如你要寫信給100個人，你只要先把100 人的名字打好，以它為變數，word 就會產生100 份信件，最後的署名都不一樣；以這次的教召為例，我們來試用一下合併列印功能。

首先第一步當然是要先準備文件，把會變動的地方如姓名部份留白；接著準備好資料庫，以方便度來說用excel 就可以了，第一列打上項目：姓名、核銷金額、核銷金額(大寫)、單據數量，然後把該打的資料都打上去。

為了做個示範，我就只打一份表格就好，至於人名跟金額我就用一些單純的資料XD：

這是準備的word 檔，通常會比這個複雜得多

excel 的資料庫，應該也能用其他的資料庫

準備資料有幾個要點，像是我上面資料數字大寫的部分，如果你是直接選「儲存格格式」去改的話，因為它本質還是數字，參照到word 裡面還是會顯示為數字；在這裡要用

=text(B2, “[dbnum2]”)
=text(D2, “#00”)

把它轉成大寫文字，跟加上前綴的0；至於後面的format 為何是這個，老實說我也不知道去哪裡找，我真的覺得M$ 系列的產品都有這種特性，很好用但是想要進一步深入「為什麼」的時候就會碰壁。
不然也可以用「儲存格格式」去改，然後把顯示的新台幣大寫文字全部貼到word 再貼回來，讓它變成文字格式，這個方法，如果你原本的數字改掉文字不會根著改，容易出錯，個人比較不喜歡

開始連接文件：
其實這步就是選「郵件」->「啟動合併列印」->「逐步合併列印精靈」點下去，一步一步來就好了。
* 列印就選信件，使用目前打好的信件當起始文件，這部分對應到「郵件」->「選取收件者」。
* 選擇收件者其實就是選擇你打好的清單，匯入後會跳出項目選單，在這裡可以把你不要的項目挑掉，例如核銷單據張數為0的人，就不用黏存單了，那我們可以選擇「篩選」，設定「單據數量 不等於 0」，那項就消失了。

* 現在插入變數，在想要的地方，選精靈的「其他項目」或是工具列的「插入合併欄位」，選擇要插入的項目，插入的項目會有<<>>的醒目提示。

* 下一步就可以預覽信件了，一共產生了3份，自動代入了所選的欄位，每頁文件都是不同的資料項目。

* 最後可以選工具列的「完成與合併」->「編輯個別文件」選全部，把所有產生的文件都列出來，存成獨立的一份文件。

用這個方法，瞬間就能把要做的文件弄好，而且不容易出錯，這也是我認為最重要的：working hard, after knowing you are working smart，現在的電腦是很不容易出錯的，容易犯錯的都是使用者，所以挑一套不容易出錯的工作方式、工作流程，遠比認真工作更重要。