程式與工作

筆者所在的連隊，前陣子在接教召，筆者和其他連數位行政，要負責近300 位召員的薪嚮跟交通費補助，筆者所在的連隊還好，只有一個排約30 位召員，其他連隊都是近90 位召員。

整個過程其實挺慘烈的，一開始就要先跟召員們收個人私章以便辦餉，要收來回交通票據還有該員的工作地或居住地證明以便核銷交通費，想當然爾大家都會忘了帶東西，補救的工作當然是我們行政要做了，各項東 西的補救方式分別是：

• 私章：由我們行政刻一顆，刻章費用由薪餉中代扣
• 沒帶工作地或居住地證明：請家人或同事代為傳真
• 沒交通票據證明：我們行政代開證明
• 沒買回程機票：我們行政代購機票，這會需要加收召員的身分證件

然後交通費資訊還要打到網路系統上，印出交通費表附在餉冊後面。

我們連因為人少，我簡單處理後兩位要刻章、兩位要代買機票，輕鬆解決；其他連跟營行政就不行了，營行政負責統籌所有印章代刻、機票證明與代購，其他連隊的行政因為人多，統計要刻誰的印章、買誰的機票、機票的時間等就花了好一段時間，統計錯誤更正也會一直出現、傳真機還會不定時嗶嗶響，送來新的住地證明，營行政就被潮水般的訊息淹沒，教召這幾天都是從早工作到晚，不斷處理進來的訊息，到機場跟刻章店處理新進的要求，回營區收召員們的證件跟歸還證件。

其實筆者自己也很懷疑，如果把我放去其他比較多人的連隊，或是讓我接營級統籌的工作，我是否能做得更好？還是會更混亂？但看著營行政做事時的樣子，我突然有種體悟，其實工作就跟程式有點類似。

實作程式時，寫code 的速度快慢其實不是重點，重點是你的程式是否切合你的問題，用錯的架構去解問題，要不碼浪費資源或是要嘛容易出錯；工作也是一樣，認真與否不是關鍵，選一套好的工作方式才是重點。

以下是我認為幾個好工作方式的要點：

• 善用數位工具：

現代電腦其實比人類更不易犯錯，有很多枯躁的事能讓電腦代勞，同時文件在電腦上修改比手寫快得多，同時電腦還能快速搜尋、排序，如果資料量超過50筆的作業，用電腦文件來管理會比手拿一疊紙清楚得多，教召時其他連隊確認交通費金額都要去翻他們收的資料夾，一頁一頁慢慢找，我只要看一下手上電腦打好的表格，瞬間就找好了，就知道兩者有差。
工作時，時時檢視有沒有在做一些電腦可以做的事，例如手寫阿拉伯數字後也要改國字大寫數字；同一份文件對應幾十個的人名，每個人名都要產生一張有它名字的文件，這些請交給電腦，不要有工作是「如果我忘了做這步就會出錯」，這個錯誤會搞死你。

• 做好版本控制：

請用git這次教召的營行政，用手抄的方式，把各連統計出來有證明要開、有印章要刻的名單，自己手抄到幾張紙上，之後做了什麼就從上面標記掉，問題是新的要求會一直進來，沒多久她那張紙就寫滿各種顏色的註記，要看懂它也變得益發困難。
就個人經驗來說，紙上註記兩層已經是極限了，再來就應該將註記和原稿合成一份新文件；就算要用實體紙張，多用活頁夾整理散頁，或用筆記本，避免散頁可能會被風吹散，需要花時間重排，或是更糟糕的：不同版本的散頁被吹在一起；這可以拉回強調電腦作業上，文件複製與修改的快速。

• 確認內容正確：

這點很重要，就如我收齊個人資料，第一步是統計召員們欠缺的東西，在excel 上建一張表，這份電腦文件就變成我所謂的single source of truth，收齊的文件因為檢索速度慢，無法搜尋，基本上就是丟一邊不看了。此時，這個統計步驟就變得十分重要，這步出錯，之後的資料都會是錯的，而且，通常不會再回去檢查原始資料正確與否，檢出錯誤的時間都很晚了。
遇到這種狀況，檢查兩遍甚至三遍都不為過，所謂garbage in garbage out，如果源頭都是錯的，之後再怎麼努力都只會產出垃圾。

• 隨時更新：

這步其實最難，當發現到現在的工作方式不足以應付工作的要求時，隨時切換自己的工作方式，就像手寫統計表浪費太多時間，花點時間先把文件打電腦裡，會讓之後的工作變得輕鬆一點，但通常大家會選擇用本來的手寫統計表。
更細部的，電腦表格有沒有整齊美觀讓人一目了然，所用系統是否對應面對的問題？幾筆資料可以用手寫表格，幾十筆可以用excel隨便做，幾百筆就需要excel 並且時時調整自己的表格了，永遠記得選一個對的工作方式比認真工作重要：working hard, after knowing you are working smart，不要低估人類犯錯的能力，高估自己的能力只是在挖洞給自己跳。

結論：

說完個人意見，回到開頭的問題，面對教召我是否會做得更好，我承認我不知道，因為我沒遇過這種等級的問題，但我相信我能避開一些其他行政遇到的問題。

要我做個總結的話，「高手」不是他們能力特別強或是覺睡得比較少，而是他們選擇好的工具跟好的工作流程，好的工作流程只能從高難度工作中鍛練，厲害的人不會一成不變，用同一套方法解決不同問題，而會因應問題變化修正工作方法；而了解面對不同難度的問題，該用什麼方法才能用最少資源，犯最少的錯誤解決問題，靠的就是經驗，能累積豐富經驗並取用自如的，就是「大師」。

附注：

啊不過說回來教召這件事，筆者面對最大的問題，其實是國軍教召網路報到跟辦餉的系統根本是一團垃圾，也就是國軍給了我們一支會炸膛的手槍上場打仗；另外像是「確認內容正確」這步，要如何讓底下的人都確實貫徹這步，讓他們別一直修改他們呈上來的要求，我想這就是另一個難題了。

大家工作上都有什麼小技巧呢，歡迎大家留言。
另外不免俗的來個：以上內容，認同請分享XDDDD