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2015年10月25日 星期日

程式與工作

筆者所在的連隊,前陣子在接教召,筆者和其他連數位行政,要負責近300 位召員的薪嚮跟交通費補助,筆者所在的連隊還好,只有一個排約30 位召員,其他連隊都是近90 位召員。

整個過程其實挺慘烈的,一開始就要先跟召員們收個人私章以便辦餉,要收來回交通票據還有該員的工作地或居住地證明以便核銷交通費,想當然爾大家都會忘了帶東西,補救的工作當然是我們行政要做了,各項東 西的補救方式分別是:

  • 私章:由我們行政刻一顆,刻章費用由薪餉中代扣
  • 沒帶工作地或居住地證明:請家人或同事代為傳真
  • 沒交通票據證明:我們行政代開證明
  • 沒買回程機票:我們行政代購機票,這會需要加收召員的身分證件
然後交通費資訊還要打到網路系統上,印出交通費表附在餉冊後面。

我們連因為人少,我簡單處理後兩位要刻章、兩位要代買機票,輕鬆解決;其他連跟營行政就不行了,營行政負責統籌所有印章代刻、機票證明與代購,其他連隊的行政因為人多,統計要刻誰的印章、買誰的機票、機票的時間等就花了好一段時間,統計錯誤更正也會一直出現、傳真機還會不定時嗶嗶響,送來新的住地證明,營行政就被潮水般的訊息淹沒,教召這幾天都是從早工作到晚,不斷處理進來的訊息,到機場跟刻章店處理新進的要求,回營區收召員們的證件跟歸還證件。

其實筆者自己也很懷疑,如果把我放去其他比較多人的連隊,或是讓我接營級統籌的工作,我是否能做得更好?還是會更混亂?但看著營行政做事時的樣子,我突然有種體悟,其實工作就跟程式有點類似。

實作程式時,寫code 的速度快慢其實不是重點,重點是你的程式是否切合你的問題,用錯的架構去解問題,要不碼浪費資源或是要嘛容易出錯;工作也是一樣,認真與否不是關鍵,選一套好的工作方式才是重點。

以下是我認為幾個好工作方式的要點:

  • 善用數位工具:
現代電腦其實比人類更不易犯錯,有很多枯躁的事能讓電腦代勞,同時文件在電腦上修改比手寫快得多,同時電腦還能快速搜尋、排序,如果資料量超過50筆的作業,用電腦文件來管理會比手拿一疊紙清楚得多,教召時其他連隊確認交通費金額都要去翻他們收的資料夾,一頁一頁慢慢找,我只要看一下手上電腦打好的表格,瞬間就找好了,就知道兩者有差。
工作時,時時檢視有沒有在做一些電腦可以做的事,例如手寫阿拉伯數字後也要改國字大寫數字;同一份文件對應幾十個的人名,每個人名都要產生一張有它名字的文件,這些請交給電腦,不要有工作是「如果我忘了做這步就會出錯」,這個錯誤會搞死你。
  • 做好版本控制:
請用git這次教召的營行政,用手抄的方式,把各連統計出來有證明要開、有印章要刻的名單,自己手抄到幾張紙上,之後做了什麼就從上面標記掉,問題是新的要求會一直進來,沒多久她那張紙就寫滿各種顏色的註記,要看懂它也變得益發困難。
就個人經驗來說,紙上註記兩層已經是極限了,再來就應該將註記和原稿合成一份新文件;就算要用實體紙張,多用活頁夾整理散頁,或用筆記本,避免散頁可能會被風吹散,需要花時間重排,或是更糟糕的:不同版本的散頁被吹在一起;這可以拉回強調電腦作業上,文件複製與修改的快速。
  • 確認內容正確:
這點很重要,就如我收齊個人資料,第一步是統計召員們欠缺的東西,在excel 上建一張表,這份電腦文件就變成我所謂的single source of truth,收齊的文件因為檢索速度慢,無法搜尋,基本上就是丟一邊不看了。此時,這個統計步驟就變得十分重要,這步出錯,之後的資料都會是錯的,而且,通常不會再回去檢查原始資料正確與否,檢出錯誤的時間都很晚了。
遇到這種狀況,檢查兩遍甚至三遍都不為過,所謂garbage in garbage out,如果源頭都是錯的,之後再怎麼努力都只會產出垃圾。
  • 隨時更新:
這步其實最難,當發現到現在的工作方式不足以應付工作的要求時,隨時切換自己的工作方式,就像手寫統計表浪費太多時間,花點時間先把文件打電腦裡,會讓之後的工作變得輕鬆一點,但通常大家會選擇用本來的手寫統計表。
更細部的,電腦表格有沒有整齊美觀讓人一目了然,所用系統是否對應面對的問題?幾筆資料可以用手寫表格,幾十筆可以用excel隨便做,幾百筆就需要excel 並且時時調整自己的表格了,永遠記得選一個對的工作方式比認真工作重要:working hard, after knowing you are working smart,不要低估人類犯錯的能力,高估自己的能力只是在挖洞給自己跳。

結論:

說完個人意見,回到開頭的問題,面對教召我是否會做得更好,我承認我不知道,因為我沒遇過這種等級的問題,但我相信我能避開一些其他行政遇到的問題。

要我做個總結的話,「高手」不是他們能力特別強或是覺睡得比較少,而是他們選擇好的工具跟好的工作流程,好的工作流程只能從高難度工作中鍛練,厲害的人不會一成不變,用同一套方法解決不同問題,而會因應問題變化修正工作方法;而了解面對不同難度的問題,該用什麼方法才能用最少資源,犯最少的錯誤解決問題,靠的就是經驗,能累積豐富經驗並取用自如的,就是「大師」。

附注:

啊不過說回來教召這件事,筆者面對最大的問題,其實是國軍教召網路報到跟辦餉的系統根本是一團垃圾,也就是國軍給了我們一支會炸膛的手槍上場打仗;另外像是「確認內容正確」這步,要如何讓底下的人都確實貫徹這步,讓他們別一直修改他們呈上來的要求,我想這就是另一個難題了。

大家工作上都有什麼小技巧呢,歡迎大家留言。
另外不免俗的來個:以上內容,認同請分享XDDDD

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