2015年10月25日 星期日

記帳兩三事

當會計,不然就是連隊預財兵(無誤),記帳都是相當重要的工作,帳本記錄當前的現金狀況,可作為未來支出收入管控的依據。。

目前我的帳本分成下面幾個項目,從左到右分別是:記帳項目資料、現金收支、各項資金、各項子科目結餘欄位,分別說明如下:

  • 記帳項目資料:記錄一筆帳的時間、帳目性質(收、支轉)、子科目代號、記帳事由。 
  • 現金收支:包含一個現金收入欄跟一個現金支出欄,視收帳或支帳在兩格中填入金額,不能一筆帳包括收帳跟支帳。 
  • 各項資金:包含現金餘額、櫃存現金餘額、銀行帳戶餘額等,現金餘額欄記錄單位有多少資產可以動用,其值應該是櫃存現金跟所有銀行帳戶餘額的總和。 
  • 各項子科目結餘欄位:專業一點的帳是不支援所謂的「大水庫理論」,各用途的帳目要分清楚,用在買食物的錢就不能用來買其他東西,這裡每格會記錄當前該子科目的餘額,全部的餘額應該和現金餘額相同 

平常記帳…呃…就是把帳寫到帳本上,包括三種:收帳、支帳跟轉帳。

收帳跟支帳就是我們收錢/花錢,看是直接動用現金或是由銀行轉帳的方式進入,在各項資金的部位填入相對的數值,並在對應的子科目欄位增加數字;再專業一點的帳會要求例如今天收入三筆錢時,如果是送入不同的子科目欄位就要登成獨立的三筆帳。

比較特別的是轉帳,像是從銀行帳戶提錢出來補充櫃現,或是由沖銷墊付的款項時,錢只是從一個科目轉到另一個科目,總金額並沒有增減,此時現金收支欄位就不用填入數字,只需要在有變動的子科目下寫入數字即可。

一個完整的登帳大概會長這個樣子:
登帳時間 子科目代碼 登帳名稱 現金收支 現金結餘 (1)
主副食費
(2)
交通費
現金收入 現金支出 現金餘額 櫃存現金 銀行帳戶餘額






6,890,000 6,090,000 22,000 2,000 20,000 12,000 10,000
10/1 (1) 支十月主副食費

12,000 10,000

8,000 0

10/2 (2) 收十月定額交通費 5,000


15,000

13,000

15,000
10/3

補充櫃現8,000





10,000 5,000




第一行是當月開帳,現金收支部分寫上今年度總支出和總收入,登帳時寫上逗號是很重要的,免得有人偷改數字;每個月底將帳本關帳,結清本月的總收支、每筆子科目的餘額,並開下個月的帳。

一般來說大家都是用現金交易,現金上的收支直接登帳即可,若有銀行帳戶的話(通常會有),就要定時到銀行去申請查帳,上面會列上該帳戶的匯入、匯出狀況,以此為附件做收支帳的登帳。


每個月,銀行會給當月的銀行對帳單,這時就可以製做當月的「銀行調節表」,因為我們登帳的時間跟銀行實際入帳的時間不同,可能出現登帳的數字不同。
此表會包含幾個項目,時間性項目包括:
  • 帳戶應收未收款:月底關帳後銀行在該月有入帳,帳戶應該收入這筆但還未登上;筆者自己遇到的例子是該月最後一天匯入了下月的定額經費,而我們還未收帳,因此出現應收未收款。 
  • 帳戶應支未支款:同樣銀行也可能自動扣款,而我們還未列入支帳,像是銀行代扣的水電費用,這個因為筆者的帳戶沒這功能,還沒遇上這問題。 
  • 銀行應收未收款:像是在途存款,錢已經在銀行但1530 當日關帳時未入帳,要到下個月才入帳,就形成應收未收 
  • 銀行應支未支款:帳戶已列支出的支票銀行未兌現,就是銀行應支未支。 
因此,我們記帳本上的餘額,加上(1),扣掉(2),應該會等於銀行帳戶餘額加上(3),扣掉(4),這個調節出來的金額就是我們帳戶本月真的剩下的金額。
就像我們帳本上有100萬元,好像很多錢,但本月銀行自動扣房貸99萬,調節後的金額只剩一萬元,這才是真的可動支的金額,瞬間發現其實帳戶快沒錢了。

另外還有狀況就是登帳錯誤,像是誤收他人匯款等,比過這種狀況相較之下不容易發生。

簡單總結調節表,手上的記帳本,是我們現在已登上的收支,這是「我們知道的」帳目;從銀行拿到的當月對帳單,上面的數字則是「我們不知道的」,會列到(1)跟(2)上;最後則是我們做了收支銀行還未處理,這是「銀行不知道的」,會列到(3)跟(4)上。
調節表其實不難,只要平時記帳記得勤,讓帳本儘量貼近銀行帳現況,不要有太多的未列帳,一般來說都很好調節出來;但若是平時不記,等到月底許多應收未收跟應支未支交錯在一起時,就很難調節出來了。

其實記帳真的不難,記好帳也能幫助控管自己的收支,不過我想也沒人沒事帳要記到這麼複雜,還要跟銀行對帳XD,這比較像法人才需要的,個人帳只要列列支出就算相當厲害了。

相關資料:

  • 關於現金調節表,這裡有相關介紹,可惜是中國網頁:
http://wiki.mbalib.com/zh-tw/%E9%93%B6%E8%A1%8C%E5%AD%98%E6%AC%BE%E4%BD%99%E9%A2%9D%E8%B0%83%E8%8A%82%E8%A1%A8
  • 台灣的頁面比較清楚的我只找到,不然大部分都是word, pdf 檔:
http://blog.xuite.net/lu833484/blog/85621204-%E9%8A%80%E8%A1%8C%E8%AA%BF%E7%AF%80%E8%A1%A8
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