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2013年5月1日 星期三

Office-Word系列:1.樣式庫與階層

前言:
Office word是我認為M$數一數二成功的產品之一,透過所視即所得的介面,讓人更能快速的編輯文件,市佔率至少超過90%;但是,如果是編個幾頁的文件,也許可以直接打一打即可,但要是要打個幾十到幾百頁的文件的話,就必須善用一些word本來的功能,確保無論如何修改,整份文件都能符合正確的格式。
個人其實也有在用LaTeX編一些文件,無論在排版的變化、格式化文件的引入、字型呈現、數學式的表現等,LaTeX許多功能是word完全無排匹敵的,這系列文章並不是試圖用word挑戰LaTeX的地位,只是介紹一些word常被忽略的功能,讓word在長文件上發揮它該有的效力。
會寫這篇文章,是因為約一年前,聽了台灣科技大學管理學院的林教授所開的Office相關課程,學了不少office的技巧;後來在研究所,看著學長們寫論文,發現會有效率使用word功能人不多,就把它寫下來,希望讓大家認識一下word許多強大之處;本文感謝林教授、及學長論文範本的指導。

事實上林教授所教的還有許許多多的小技巧、快捷鍵,但那實在太過瑣碎,我認為還是學概念比較重要,本文預期會分成下列幾個概念:
第一節:使用樣式庫
第二節:階層的概念
第三節:弄懂段落在幹嘛
第四節:管理好參考資料
由於word還有許多好用的功能,受限於作者太懶篇幅,先整理出這幾個比較重要的概念。

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第一節:使用樣式庫

我不知道大家打文章的習慣是什麼,但有可能是有什麼打什麼,有標題就建標題、有小標題就打小標,反正不過就是調調字體、調個大小,了不起加個編號或項目符號。
如果你編的是有100頁的文件,然後老闆說話了:「今天起床,我覺得你小標題的16號字不好看,請改成16.5號字」,如果是手動改當然也OK,但這樣不smart。
因此,編文件的時候請用未來更有效率的模式:樣式庫。

樣式庫位在word視窗的右上角,預設就有很多樣式可以用(雖然我猜大家通常都忽略它…)
我個人是覺得,文件內每一個部分,都應該是用樣式庫的格式設定,而不是手動修改的格式設定;這樣一來,每當你覺得文件哪個地方需要修改,只要修改樣式庫的格式設定,整篇文件的相同格式都會跟著變化,完全不同手動一行行修改。
我們現在就用一個「標題」,來看該怎麼好好使用樣式庫,首先是選到你要的變為標題的字,再選擇樣式庫內的標題字型,預設的標題字型很大,不符合你的樣式需求,這時候有兩種作法:
1. 在樣式庫的樣式上按右鍵,選擇修改,改成你要的樣式即可。 
2. 先修改好你要的樣式,反白後選擇「右鍵-樣式-更新標題樣式xxxxx」
如此一來就完成了格式的設定。

樣式庫提供了許多的樣式,右下角的展開按下去可以看到全部的樣式,基本上打一份文件絕對OK。
如果想要修改某個樣式,同樣也在樣式庫中修改,或者修改後,再右鍵選更新即可。
如果想要加上新的樣式,也只需要右鍵後選擇「另存為新的樣式」。
套用樣式庫大概是word長文件最基本的概念,之後所講的所有概念,都需要樣式庫才有最大效力,所以從今天開始,絕對不要再一行一行自己改了格式了。

第二節:階層的概念:

用過大綱模式(檢視-大綱模式)看文章嗎?
大綱模式其實是把文章內所有格式、圖片之類都去掉,只留下文字,你會發現所有的標題之類都不見了,只有文字;這就是大綱模式;據說是因為早期電腦還不夠強的時候,所視即所得的成本太高,因此編輯內文和格式是分開的,到最後再把大綱和格式結合在一起,成為完整的文件。
不過現在大綱模式好像都什麼都看得到了。

不過我覺得大綱模式最重要的還是裡面階層的設定:word預設有九個階層加上內文(雖然我壓根不覺得有人用得到這麼多層啦)讓各位使用;例如樣式庫就有「標題一」到「標題九」可以設定,其實很直覺,愈大的項目階層就愈高,通常字體也愈大XD。
大綱模式讓大家可以很快的確定文章的架構有沒有錯,只看階層一來確認大標題都有打上去,調整文件各部分的階層等,是個快速瀏覽文件的方式。

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