Office-Word系列：1.樣式庫與階層

前言：
Office word是我認為M$數一數二成功的產品之一，透過所視即所得的介面，讓人更能快速的編輯文件，市佔率至少超過90%；但是，如果是編個幾頁的文件，也許可以直接打一打即可，但要是要打個幾十到幾百頁的文件的話，就必須善用一些word本來的功能，確保無論如何修改，整份文件都能符合正確的格式。

個人其實也有在用LaTeX編一些文件，無論在排版的變化、格式化文件的引入、字型呈現、數學式的表現等，LaTeX許多功能是word完全無排匹敵的，這系列文章並不是試圖用word挑戰LaTeX的地位，只是介紹一些word常被忽略的功能，讓word在長文件上發揮它該有的效力。
會寫這篇文章，是因為約一年前，聽了台灣科技大學管理學院的林教授所開的Office相關課程，學了不少office的技巧；後來在研究所，看著學長們寫論文，發現會有效率使用word功能人不多，就把它寫下來，希望讓大家認識一下word許多強大之處；本文感謝林教授、及學長論文範本的指導。

事實上林教授所教的還有許許多多的小技巧、快捷鍵，但那實在太過瑣碎，我認為還是學概念比較重要，本文預期會分成下列幾個概念：

第一節：使用樣式庫
第二節：階層的概念
第三節：弄懂段落在幹嘛
第四節：管理好參考資料
由於word還有許多好用的功能，受限於作者太懶篇幅，先整理出這幾個比較重要的概念。

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第一節：使用樣式庫

我不知道大家打文章的習慣是什麼，但有可能是有什麼打什麼，有標題就建標題、有小標題就打小標，反正不過就是調調字體、調個大小，了不起加個編號或項目符號。
如果你編的是有100頁的文件，然後老闆說話了：「今天起床，我覺得你小標題的16號字不好看，請改成16.5號字」，如果是手動改當然也ＯＫ，但這樣不smart。
因此，編文件的時候請用未來更有效率的模式：樣式庫。

樣式庫位在word視窗的右上角，預設就有很多樣式可以用（雖然我猜大家通常都忽略它…）

我個人是覺得，文件內每一個部分，都應該是用樣式庫的格式設定，而不是手動修改的格式設定；這樣一來，每當你覺得文件哪個地方需要修改，只要修改樣式庫的格式設定，整篇文件的相同格式都會跟著變化，完全不同手動一行行修改。
我們現在就用一個「標題」，來看該怎麼好好使用樣式庫，首先是選到你要的變為標題的字，再選擇樣式庫內的標題字型，預設的標題字型很大，不符合你的樣式需求，這時候有兩種作法：
1. 在樣式庫的樣式上按右鍵，選擇修改，改成你要的樣式即可。 

2. 先修改好你要的樣式，反白後選擇「右鍵-樣式-更新標題樣式xxxxx」
如此一來就完成了格式的設定。

樣式庫提供了許多的樣式，右下角的展開按下去可以看到全部的樣式，基本上打一份文件絕對OK。
如果想要修改某個樣式，同樣也在樣式庫中修改，或者修改後，再右鍵選更新即可。
如果想要加上新的樣式，也只需要右鍵後選擇「另存為新的樣式」。

套用樣式庫大概是word長文件最基本的概念，之後所講的所有概念，都需要樣式庫才有最大效力，所以從今天開始，絕對不要再一行一行自己改了格式了。

第二節：階層的概念：

用過大綱模式（檢視-大綱模式）看文章嗎？
大綱模式其實是把文章內所有格式、圖片之類都去掉，只留下文字，你會發現所有的標題之類都不見了，只有文字；這就是大綱模式；據說是因為早期電腦還不夠強的時候，所視即所得的成本太高，因此編輯內文和格式是分開的，到最後再把大綱和格式結合在一起，成為完整的文件。

不過現在大綱模式好像都什麼都看得到了。

不過我覺得大綱模式最重要的還是裡面階層的設定：word預設有九個階層加上內文（雖然我壓根不覺得有人用得到這麼多層啦）讓各位使用；例如樣式庫就有「標題一」到「標題九」可以設定，其實很直覺，愈大的項目階層就愈高，通常字體也愈大XD。
大綱模式讓大家可以很快的確定文章的架構有沒有錯，只看階層一來確認大標題都有打上去，調整文件各部分的階層等，是個快速瀏覽文件的方式。