Office-Word系列：2.段落設定

我還記得林教授在這個section上有一句我印象深刻的告戒：「文件內，不應該出現兩個連續的空白，不應該出現兩個連續的換行符號Enter」
這是為什麼，因為Enter代表的是「換一個段落」，我們本來預期分段落的時候應該有一些格式的設定，連續兩個Enter，等於是中間插了一個沒有內容的段落，在排版上會有一些很棘手的問題。
例如：通常我們在段落的尾巴接下一個段落的標題時，都會加上一個空行，如下所示：

我是上一個段落的結尾。

我是下一段落的標題：

通常大家會這麼做：

我是上一個段落的結尾。
「這裡會插入一個Enter，產生空行」

我是下一段落的標題：

如果上一個段落多打了幾行，讓結尾停在一頁的最後時，會怎麼樣？下一頁會多出一行空白
要一頁一頁去檢查嗎？這樣一百頁的文件就要改很久，而且你每改一次內容，就要再檢查一篇。但很囧的，甚至連我們系上所謂「論文範本」也是這樣寫的。這就是段落：總管了文字行與行、段與段之間的關係出場的時候了。
在這個部分，設定都是跟著段落走的，但個人強烈建議，為了文件格式統一，最好以樣式為單位去設定；在設定樣式「1. 在樣式庫的樣式上按右鍵，選擇修改，改成你要的樣式即可。」時，選左下角的「格式」-「段落」去設定。

第一部分：縮排與行距：

縮排是文字和頁面左、右邊界的距離，行距…就是行距嘛
縮排中，比較特殊的是指定方式「第一排」或「凸排」，讓每個段落的第一排會自動空一定長度，這個也是滿常用的功能，拜託不要自己手動輸入空白。

剛剛提過每段接到下一個標題的問題，解決方式是在行距的設定，有兩種方法：
1. 是設定標題的段落：例如把「標題一」的段落，設定「與前段距離」為一個行距，這樣不需要輸入一個enter，也可以多空出一個空間。
2. 是設定內文的段落：設定「與後段距離」為一個行距，然後勾選「相同格式時不加上間距」
兩種方法都會避免上述當前段落剛好在這頁尾部結尾的問題，大家可以自己試試看；當中的差別是，第二種方法對所有標題都會生效，就文件的彈性來說，第一種方法比較好一點。

第二部分：分行與分頁設定：

這裡面我覺得比較常用的幾個功能
1. 「widow orphan control」，中譯是「遺留字串控制」。
遺留字串指的就是：某段落最後一行文字落到下一頁獨自一行，或是某段落第一行落在上一頁最後一行；這兩種在文件裡都是不允許的，只要打開遺留字串控制，word就會自動幫你調整（不截圖，自己試），下一頁出現遺留字串的時候，自動幫你加一行過去。
同樣的，請不要自己調整，那不working smart.
2. 「與下段同頁」、「段落中不分頁」，這個大概不太需要解釋，是設定標題的時候用的，這樣就不會出現，獨留標題在某頁最後，或是標題第二行跑到下一頁的狀況了。

第三部分：中文印刷樣式：

這裡的功能好像就不太常去設定了，有碰到再說。

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以上大概就是段落的概念介紹了，如果你只是要換個行，請用Shift+Enter，這代表換行而不換段落，在排版上有著截然不同的意思，大家一齊向「文件內，不應該出現兩個連續的空白，不應該出現兩個連續的換行符號Enter」為目標努力吧。