Tag

2013年5月1日 星期三

Office-Word系列:2.段落設定

我還記得林教授在這個section上有一句我印象深刻的告戒:「文件內,不應該出現兩個連續的空白,不應該出現兩個連續的換行符號Enter」
這是為什麼,因為Enter代表的是「換一個段落」,我們本來預期分段落的時候應該有一些格式的設定,連續兩個Enter,等於是中間插了一個沒有內容的段落,在排版上會有一些很棘手的問題。
例如:通常我們在段落的尾巴接下一個段落的標題時,都會加上一個空行,如下所示:
我是上一個段落的結尾。

我是下一段落的標題:


通常大家會這麼做:
我是上一個段落的結尾。
「這裡會插入一個Enter,產生空行」

我是下一段落的標題:

如果上一個段落多打了幾行,讓結尾停在一頁的最後時,會怎麼樣?下一頁會多出一行空白
要一頁一頁去檢查嗎?這樣一百頁的文件就要改很久,而且你每改一次內容,就要再檢查一篇。但很囧的,甚至連我們系上所謂「論文範本」也是這樣寫的。這就是段落:總管了文字行與行、段與段之間的關係出場的時候了。
在這個部分,設定都是跟著段落走的,但個人強烈建議,為了文件格式統一,最好以樣式為單位去設定;在設定樣式「1. 在樣式庫的樣式上按右鍵,選擇修改,改成你要的樣式即可。」時,選左下角的「格式」-「段落」去設定。

第一部分:縮排與行距:

縮排是文字和頁面左、右邊界的距離,行距…就是行距嘛
縮排中,比較特殊的是指定方式「第一排」或「凸排」,讓每個段落的第一排會自動空一定長度,這個也是滿常用的功能,拜託不要自己手動輸入空白。

剛剛提過每段接到下一個標題的問題,解決方式是在行距的設定,有兩種方法:
1. 是設定標題的段落:例如把「標題一」的段落,設定「與前段距離」為一個行距,這樣不需要輸入一個enter,也可以多空出一個空間。
2. 是設定內文的段落:設定「與後段距離」為一個行距,然後勾選「相同格式時不加上間距」
兩種方法都會避免上述當前段落剛好在這頁尾部結尾的問題,大家可以自己試試看;當中的差別是,第二種方法對所有標題都會生效,就文件的彈性來說,第一種方法比較好一點。

第二部分:分行與分頁設定:

這裡面我覺得比較常用的幾個功能
1. 「widow orphan control」,中譯是「遺留字串控制」。
遺留字串指的就是:某段落最後一行文字落到下一頁獨自一行,或是某段落第一行落在上一頁最後一行;這兩種在文件裡都是不允許的,只要打開遺留字串控制,word就會自動幫你調整(不截圖,自己試),下一頁出現遺留字串的時候,自動幫你加一行過去。
同樣的,請不要自己調整,那不working smart.
2. 「與下段同頁」、「段落中不分頁」,這個大概不太需要解釋,是設定標題的時候用的,這樣就不會出現,獨留標題在某頁最後,或是標題第二行跑到下一頁的狀況了。

第三部分:中文印刷樣式:

這裡的功能好像就不太常去設定了,有碰到再說。

--

以上大概就是段落的概念介紹了,如果你只是要換個行,請用Shift+Enter,這代表換行而不換段落,在排版上有著截然不同的意思,大家一齊向「文件內,不應該出現兩個連續的空白,不應該出現兩個連續的換行符號Enter」為目標努力吧。
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...